01｜一家公司靠內(nèi)容吃飯，卻差點連“自家課件”都保不住

晟景科技是教育行業(yè)的“老行家”，干了15年教學課件開發(fā)，服務過出版社、學校、培訓機構(gòu)、在線教育平臺，客戶遍布全球。

他們做的是教育內(nèi)容，但文件管理卻遠遠跟不上內(nèi)容標準。

內(nèi)部成員形容最準確的一句話是：“我們靠內(nèi)容吃飯，卻一直靠運氣存文件?！?/p>

項目流程是這樣的：

• 項目素材散落在各成員電腦，只靠項目經(jīng)理“記得存”；
• 舊FTP服役10年，空間滿了也舍不得換，怕哪天說掛就掛；
• 出口客戶資料全靠發(fā)個網(wǎng)盤鏈接，下載權(quán)限？留痕？不存在。

項目最終交得出去，但一旦客戶回頭說“之前那一版音軌可不可以再調(diào)一下”，團隊常常要翻三臺電腦、問四個人、找半天硬盤才能定位到舊文件。

說到底，流程完全靠人，協(xié)作全靠記憶。課件是數(shù)字化的，管理方式卻還停留在“文件夾+U盤”的水平。

02｜他們不是想換FTP，是想把“內(nèi)容資產(chǎn)真正沉淀下來”

晟景科技找我們的時候，他們并不只是想“找個更大的硬盤”。

他們說：“我們現(xiàn)在做的不是臨時活，是有版權(quán)、有復用價值的內(nèi)容資源。這些東西不能散著，要沉淀，要可控，要系統(tǒng)化。”

于是我們給他們部署了一套賽凡企業(yè)辦公網(wǎng)盤 · 教育內(nèi)容團隊專屬方案，替代原來的FTP服務器，搭建起完整的內(nèi)容管理系統(tǒng)。

幾個關鍵變化，立竿見影：

首先，所有項目文件集中歸檔。

每位成員賬號獨立，文件實時同步至項目空間，項目負責人隨時查看進度，設計過程留痕可回溯。

其次，告別了FTP那種“存不下也修不了”的狀況。

賽凡系統(tǒng)支持RAID保護，硬盤壞了一塊也能運行，存儲容量還能彈性升級，數(shù)據(jù)再也不是“命懸一線”。

第三，客戶交付環(huán)節(jié)終于“專業(yè)”了。

外鏈可以加密、加水印、設權(quán)限，對外展示時既方便又安全。國外客戶點擊即看，團隊內(nèi)部權(quán)限分明，操作有痕跡。

還有兩個“意料之外”的收獲——

一是查資料速度快了。

以前要靠“記得是誰當時存的”，現(xiàn)在直接用關鍵詞搜索、標簽分類，連兩年前做過哪個出版社的方案都能秒搜出來。

二是操作門檻低。

很多設計師不懂FTP、不管備份，現(xiàn)在用賽凡，拖拽即上傳、編輯即保存，項目交接也更順暢了。

03｜他們說：“終于不怕資料多、也不怕人走了”

這套系統(tǒng)上線后，晟景的幾個核心管理者說：

“我們以前總擔心，資料是不是又忘了備份，客戶要改舊版本會不會找不到。現(xiàn)在不怕了，系統(tǒng)每天都在自動保存，團隊成員離職、換項目也不會造成斷檔?！?/p>

他們也意識到，以前把內(nèi)容交付當作終點，現(xiàn)在則能把內(nèi)容留存、復用、整理當成一個“資產(chǎn)累積”過程。

同時，他們的運營成本也降低了不少：不再用老舊服務器，不再花人力維護FTP，也不再擔心存儲空間到頂。

寫在最后：內(nèi)容是資產(chǎn)，但你得先能保得住

晟景科技曾說：“我們可以做出最精美的課件，但一直沒一個真正專業(yè)的‘自己人’系統(tǒng)?！?/p>

現(xiàn)在，他們有了。

我們不是來推銷服務器的，我們只是把“資料就是資產(chǎn)”這句話落到了每一家內(nèi)容團隊的日常里。